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少し前に書いた別テーマの一部を掘り下げての内容になる。
一人でできる仕事、できない仕事は必ずある。
また、上司の立場や発注する側の立場になった時に起こる、
「◯◯さん、この資料作っておいて」
「◯◯くん、これをパワポ化しておいて」
「◯◯さん、この手書きを見せられるようにしておいて」
などお願いすることがあるはず。
今回は、仕事を依頼する側を「避難する」。そのような方向で書いている。
なので、仕事を依頼される側を「擁護する」。
まず、結論から。
資料作成を仕事として発注する側の心得
- 自分が時間がなくてできないから、代わりにやってくれている姿勢を持つ
- どうなっていればその資料が使えるかを先ず説明する
- 部分ではなく、仕事自体の全体像を説明し、その資料がどう使われるか説明する
- 口頭ではなく、手書きでもいいから絵や図、イメージを書いて依頼する
上記はあくまで最低限の条件。
仕事を依頼する側はマナーとしてこれだけは守るべきだ。
皆さんもこういう経験ないだろうか？
あなた：「資料できましたので、見ていただけますか？」
発注側：「ありがとう。確認するね。・・・・・あれ、なんか違うな。こういう内容と見せ方で出してほしかったんだけど、なんでこうなったの？」
あなた：「え？いただいた資料をグラフ化して整えてと仰ったので」
発注側：「いえいえ、そうだけど、、それじゃあお客さんにわかりにくいし、これでは見せられないよ。。。もう少しわかりやすく修正して」
あなた：「・・・はい。わかりました。修正してきます。」
<60分後>
あなた：「すみません、修正したので見てもらえますか？」
発注側：「あ、はいありがとう。うーーんと。。。だからさっき言ったようにグラフにして整えて、お客さんにわかりやすいようにしてって言ったのになぁ。できてないね。さっき言ったことわかってる？」
あなた：「・・・はい、言われたように見やすくグラフ化して文字サイズも大きくしましたが・・」
発注側：「見栄えをよくしてって言ったんじゃないよ。これだとお客さんに関係ない数字もあるでしょう？それを先に表示しても意味ないからさ。」
あなた：「あ、、そういうことですか。。」(先に言えよコノヤロー！！！！)
これはまさにデスマーチ。両者無駄な時間を過ごすことになる。
これと似たような経験を色々な業界で起こっているはずだ。
問題点は明確で、発注側の心得ができていないからこういう結果になっている。
この会話では更に悪いことに、
- 定量的な話がない
- 発注側が求めている完成形の絵がない
- 依頼される側もこの時「どうすればいいか？」を詰めきれてない
- 発注側はアウトプットを見てその場限りの返しを部分的にしか言わない
この会話での形容詞が何と多いことか。
いわば、「この料理不味いから美味しく作りなおしてきて」 だけ。
これでいいアウトプットができるのだろうか？
発注側がどうしたいかの具体的なイメージを言わないまま依頼するとほぼ高確率で思ったものがでてこない。
依頼したアウトプットのレベルが低いのは自分の依頼する指示レベルが低い
つまりこういうこと。これを認識してもらいたい。
私は資料作成を依頼した時に、思ったものと違うアウトプットが出た時は自分の非だと思っている。
その差分が自分のコミュニケーション・ディレクション不足なのだ。
伝え方スキルは、IT・AIが発達したとしても代価されない。
発注する側は徹底的に時間をかけて自分の想い・意図を伝えなくてはならない。さらに、自分と同じレベルではないのだから、相手に伝わる内容で。伝えた、ではダメ。
伝わる、は相手に自分を理解してもらうこと。
次は依頼される側について、仕事の精度を上げてアウトプットを出す方法を書きたいと思う。
