本来の目的を忘れて資料作成が目的になってしまう難

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一人で仕事を0から10までやっていると気づかないが、複数人で1つのプロジェクトをする時、完了まで様々な資料を複数人で作成しなければならない。

◯◯さんこれ調べておいて
◯◯さんこれをまとめてグラフ化しておいて
◯◯さんこの手書きの構成をエクセルで先方に渡せるようにしておいて

などなど、依頼をしないと到底自分一人では成し遂げられない。
自分は代表からの資料作成依頼が多く、初めて言われたことでハッとしたことが今回のタイトル。

要は、何のための資料やアウトプットなのか

複数人にプロジェクトを行う時、全てのスタッフが0から10まで携わることはない。この段階のこの資料だけを依頼する、などざらにある。
そこでよく起こるのが、お願いした通り以上のものは基本的に上がってこない。
というかそれは悪でもなく、当たり前、道理である。

私が常々言われているのが、「資料を作ることが目的になってるよ、これを作って何をクライアントに伝えたいのかが丸でない、だから資料内に間違いがあっても気づかないんだよ。普通にこれをクライアントに見せても意味わからないところあるでしょ」

そこで私が気づいた。

どんな段階からそのプロジェクトの仕事を頼まれても、依頼する側の最終目的を聞かないといけない、と。
さらに、その最終目的を丁寧に説明してくれることなんてない。
大抵、タスクの話の範囲だけを説明されるだけ。

だから、私は最終目的を先に話して、◯◯を伝えたいからそのためにこの資料が必要で、とお願いするようにしている。

そうするとアウトプットのクオリティが上がる。この上がるというのは、自分では思いつかなかった表現・説明をその人が付け加えてくれたりする。
まさに「気の利く」優秀なスタッフだ。こういう思いやり・気の利く人に仕事が集まるんだなと思うのである。

料理に例えるとわかりやすい。
「このパスタ茹でてて」って言われて、裏に10分と記載があったらその通りにするのか、ということ。
要は、オイルかクリームのどちらのパスタを求めているかを聞いて、ゆで時間を少し変えて作らないと行けないということ。これが依頼主の最終目的を把握するということ。

資料が膨大になってくると、そのページの完成に向けていっぱいいっぱいになってくる。
普通にそのページの表をキレイに仕上げたい、とかここに装飾を入れたいとか思いがでるのはわかる。
が、それに持っていかれるとどんどん目的からずれてきて残念な結果になる。

だから、作成している資料の一枚目や、パワーポイントであればノート機能をちょっと画面下に目的をテキストで書いて、見失わないようにするとブレることが防げる。

依頼する側もされる側もtodoだけの話ではなくて料理を作る感覚を忘れずにプロジェクトを進行していくとよいアウトプットが出来ると思う。

頂上まで様々な穴があるので気をつけよう。